SISTEM ADIMINISTRASI PROYEK

SISTEM ADMINISTRASI PROYEK

 PENDAHULUAN
    

1. PROYEK adalah  Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik, dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah.

2. KONSTRUKSI adalah merupakan suatu kegiatan membangun sarana maupun prasarana. Dalam sebuah bidang arsitektur atau teknik sipil, sebuah konstruksi juga dikenal sebagai bangunan atau satuan infrastruktur pada sebuah area atau pada beberapa area. Secara ringkas konstruksi didefinisikan sebagai objek keseluruhan bangun(an) yang terdiri dari bagian-bagian struktur. Misal, Konstruksi Struktur Bangunan adalah bentuk/bangun secara keseluruhan dari struktur bangunan. contoh lain: Konstruksi Jalan Raya, Konstruksi Jembatan, Konstruksi Kapal, dan lain lain.

3. PROYEK KONSTRUKSI adalah suatu kegiatan dimana mencapai tujuan membangun bangunan yang umumnya melibatkan bidang arsitek dan teknik sipil  yang di iringi dengan batas waktu tertentu.

Karakteristik Proyek

Karakteristik Proyek dapat meliputi 

• Memiliki batasan waktu :  proyek bersifat  sementara jadi dapat didefinisikan sendiri proyek itu memiliki waktu mulai(start date) dan waktu akhir(end date), batasan waktu pengerjaan proyek biasanya ditentukan oleh customer, dengan pertimbangan dari kapasitas yang mengerjakan proyek dan kebutuhan dari customer itu sendiri

• Terdapat batasan atau scope(ruang lingkup) :  proyek tidak bersifat umum atau memiliki ruang lingkup yang berbeda dengan disiplin ilmu yang berbeda pula,  secara global proyek terbagi atas 2 bidang yaitu proyek IT dan non-IT

• Penuh dengan ketidakpastian :    Yang dimaksud penuh dengan ketidakpastian ialah tidak ada yang tahu apakah sebuah proyek akan berhasil atau tidak, karena menurut pengalaman dunia lebih banyak proyek yang gagal dibandingkan dengan yang berhasil

• Menghasilkan Produk yang Unik   : tujuan dari sebuah proyek ialah menghasilkan produk yang beda dari yang lain, atau memiliki fungsionalitas yang belum ada sebelumnya, seperti contoh sebuah instansi perkantoran/perusahaan yang menginginkan dibuatkan software yang sesuai dengan proses bisnis internal perusahaan, software tersebut dibuat berdasarkan kebutuhan customer/company sehingga output dari proyek tersbebut ialah produk yang unik.
• Memiliki Sumber Daya(Manusia dan non Manusia)    :sebuah proyek pasti membutuhkan sumber daya baik itu manusia dalam hal pekerja ataupun infrastruktur atau teknologi yang akan digunakan

• Memiliki tujuan yang spesifik/sasaran  :   Tujuan dapat berupa produk yang berkualitas,waktu pengerjaan dan biaya yang akan dikeluarkan. kualitas dari produk yang dihasilkan harus sesuai dengan janji yang telah dibuat dengan customer dan juga tepat waktu dalam menghasilkan produk tersebut

• Memiliki Stakeholder : Definisi dari Stakeholder ialah semua orang/organisasi yang terlibat dalam pengerjaan proyek, berikut jenis-jenis dari stakeholder.

          Contoh Stakeholder :

•  Customer/User
•  Sponsor
•  Protofolio Manager
•  Program Manager
•  Project Management Office
•  Project Manager
•  Project Team
•  Functional Manager
•  Operations Management
•  Seller/Business Partner

Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Proyek Konstruksi

1.  Owner Adalah  nama atau istilah dari Amerika Utara, yang artinya pemilik suatu proyek dan yang mendanai suatu proyek tersebut. Owner ini dapat perorangan atau lembaga swasta maupun pemerintah.

2. Konsultan Perencana Adalah perusahaan atau lembaga yang memberikan jasa dalam merencanakan suatu bangunan dalam bentuk faedah dalam penggunaannya beserta besar biaya yang diperlukan dan susunan pelaksanaan dalam bidang adminitrasi maupun kerja dalam bidang teknik.

3. Konsultan Pengawas Adalah perusahaan atau lembaga yang bertugas mengawasi pekerjaan secara menyuluruh dari awal sampai akhir pelaksanaan oembangunan dan meliputi seluruh bidang-bidang keahlian yang diperlukan.

4. Kontraktor Adalah  perusahaan atau lembaga atau orang yang melaksanakan suatu proyek konstuksi dengan kontrak tertentu.

5.Sub Kontraktor Adalah orang atau badan yang menerima perkejaan dari kontraktror utama dan menyelenggarakan pelaksanaan perkerjaan sesuai bidang yang dimiliki atau penerima pekerjaan khusus dari suatu konstruksi. Dengan biaya yang telah ditetapkan berdasarkan gambar rencana dan peraturan serta syarat-syarat yang ditetapkan.

Jenis Proyek Konstruksi adalah sebagai berikut :

a. Proyek Bangunan Perumahan atau Bangunan Pemukiman (Residential Construction)

Adalah suatu proyek pembangunan perumahan atau pemukiman berdasarkan pada tahapan pembangunan yang serempak dengan penyediaan prasarana penunjang. Jenis proyek bangunan perumahan atau pemukiman ini sangat membutuhkan perencanaan yang baik dan matang untuk infrastruktur yang ada dalam lingkungan pemukiman tersebut seperti jalan, air bersih, listrik dan lain sebagainya.

b. Konstruksi Bangunan Gedung (Building Construction)

Adalah tipe proyek konstruksi yang paling banyak dikerjakan. Tipe konstruksi bangunan ini menitik beratkan pada pertimbangan konstruksi, teknologi praktis, dan

pertimbangan pada peraturan.

c. Proyek Konstruksi Teknik Sipil (Heavy Engineering Construction)

Adalah proses penambahan infrastruktur pada suatu lingkungan terbangun (built environment). Pemilik proyek (owner) biasanya pemerintah baik pada tingkat nasional atau daerah. Pada proyek ini elemen desain, finansial dan pertimbangan hukum tetap menjadi pertimbangan penting, walaupun proyek ini lebih bersifat non-profit dan mengutamakan pelayanan masyarakat (public services). Contoh proyek konstruksi yang termasuk pada jenis proyek teknik sipil ini antara lain proyek pembangkit listrik, proyek jalan raya, proyek rel kereta api, proyek pembuatan bendungan, dan lain sebagainya.

Tahapan Pelaksanaan Proyek

1. Permintaan dari owner untuk pembangunan/renovasi bangunan
2. Survei Lokasi oleh Tim
3. Pengajuan Spesifikasi bangunan yang diinginkan oleh owner
4. Penawaran desain dan Rancangan Anggaran Biaya (RAB) oleh Tim kepada owner¹
5. Perjanjian (Agreement)
6. Pelaksanaan konstruksi
7. Serah terima awal (Provisional Hand Over)
8. Masa pemeliharaan² bangunan (3 bulan)
9. Serah terima akhir (Final Hand Over

Aspek Administrasi Dalam Pengelolaan Usaha

Setiap pimpinan proyek menerima Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), maka mulai dilakukan design dan detailed engineering atau fase membuat gambar-gambar rencana dan gambar-gambar kerja serta RKS dan estimasi harga. Hasil kerja diproduksikan dalam tahap ini dinamakan dokumen pelelangan yang pada prinsipnya merupakan resep dan aturan permainan dalam membangun dan mendirikan proyek tersebut. Dalam kontrak engineering, khususnya dalam pekerjaan sipil, maka tiap-tiap proyek mempunyai kekhususan yang mandiri dan ini semua diuraikan dalam uraian teknis maupun uraian khusus. Untuk proyek-proyek konstruksi, dokumen kontrak mengandung:

1.Formulir Kualifikasi

a.Surat Pernyataan minat
b.Surat Pernyataan Fakta Integritas.
c.Formulir Isian penilaian Kualifikasi
d.Surat Pengantar Penawaran
e.Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen
f. Surat Pernyataan Bukan PNS
g.Surat Pernyataan tidak dalam pengawasan.
h.Surat pernyataan Tidak masuk dalam daftar hitam ( Black List)
i.Surat pernyataan berseda Memberikan Jaminan Pelaksanaan
j.Surat pernyataan memiliki memapuan pada Bidang Pekerjaan usaha kecil.
k.Surat pernyataan mampu menyediakan Fasilitas, peralata, dan personel.
l.Surat Asli kuasa penadatanganan Penawaran ( Jika penandatangan dikuasakan)

2.Dokumen Legal

a. Fotocopy Akte Pendirian dan Perubahan
b. Fotocopy Tanda Daftar Perusahan (TDP)
c. Fotocopy Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
d. Fotocopy Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK)
e. Fotocopy Sertifikat Badan Usaha Jasa Konstruksi (SBUJK)
f. Fotocopy Sertifikat ISO
g. Surat Pernyataan Identitas Diri dan Fotocopy KTP
h. Fotocopy SIKA PKN (SP-PJT)
i. Surat Keterangan Domisili
j. Dokumen-dokuemn lainnya yang sesuai dengan persyaratan yang diminta oleh panitia tender.

3.Dokumen Pajak

a. Fotocopy NPWP dan PKP
b. Fotocopy Bukto penerimaaan surat SPT tahunan PPh baan, PPh pasal 21, SSP pasal 25.

Dokumen BANK

a. Surat asli referensi Bank
b. Fotocopy Neraca Audi ( Untuk pengadaan barang, pemborong, dan jasa lainnya.)
c. Surat jaminan penawaran dari Bank ( Untuk pengadaan barang, pemborong, dan jasa lainnya)

4. Dokumen pelelangan, meliputi:

1)   Gambar-gambar bestek

2)   Rencana kerja dan syarat-syarat (RKS)

3)   Lampiran-lampiran

4)   Risalah Aanwijzing

5. Dokumen kontrak, meliputi:

1)   Gambar-gambar bestek

2)   Rencana kerja dan syarat-syarat (RKS)

3)   Lampiran-lampiran

4)   Addendum (bila terjadi perubahan pada pekerjaan)

5)   Surat klarifikasi

  Gambar Bestek

Gambar bestek merupakan penjelasan secara visual dari proyek yang akan didirikan yang memperlihatkan lingkup dan bentuk pekerjaan yang harus dibuat (Ibrahim, 1993). Gambar bestek terbagi dalam beberapa macam gambar pekerjaan konstruksi antara lain:

a.    Gambar prarencana (Preliminary drawing)

Gambar ini dibuat untuk memberikan konsepsi kasar dari ide yang akan dilaksanakan dan dikerjakan bilamana pekerjaan akan dilelang dengan system design and build dan negotiated contract.

b.    Gambar informasi (Information drawing)

Gambar ini hanya ditampilkan dalam anwijzing dengan maksud agar para pengikut lelang dapat menghitung dan mengajukan penawarannya, walaupun gambar desainnya belum selesai akan tetapi biasanya dipergunakan untuk kalkulasi membuat penawaran.

c.    Gambar proyek (Site drawing)

Site drawing memperlihatkan denah dari lokasi proyek, topografi lapangan dan fasilitas-fasilitas sarana dari keseluruhan proyek.

d.   Gambar kerja (Detailed working drawing)

Gambar ini merupakan suatu gambar yang memuat gambar pelaksanaan secara rinci dan tiap-tiap bagian konstruksi dalam bentuk gambar potongan-potongan memakai skala yang sesuai dan jelas.

e.    Gambar hasil pelaksanaan (As built drawing)

Pada akhir proyek, kontraktor memuat gambar As built yang artinya gambar yang dibuat dan disesuaikan dengan konstruksi setelah selesai dilaksanakan.

   Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)

Dalam penyusunan kerja dan syarat-syarat perlu diperhatikan dalam hal job descriptions harus sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.80/Kepres/2003, yang memuat:

a.    Syarat Umum:

1)   Keterangan mengenai pemberian tugas

2)   Keterangan mengenai perencana

3)   Keterangan mengenai direksi

4)   Syarat-syarat peserta pelelangan

5)   Bentuk surat penawaran dan cara penyampaiannya

b.    Syarat administrasi:

1)   Jangka waktu pelaksanaan

2)   Tanggal penyerahan pekerjaan

3)   Denda atas keterlambatan

4)   Besarnya jaminan pelelangan

5)   Besarnya jaminan pelaksanaan

c.    Syarat Teknis:

1)   Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan

2)   Jenis dan mutu bahan

3)   Gambar detail, gambar konstruksi dan lain sebagainya.

6. Lampiran-lampiran (Appendixes)

          Pada bagian akhir dari dokumen tender ini diadakan lampiran-lampiran yang merupakan keterangan tambahan seperti:

a.    Daftar kuantitas pekerjaan (bill of quantity)

b.    Table harga bahan dan ongkos pekerjaan

c.    Surat jaminan tender (tender bond)

d.   Surat jaminan pelaksanaan (performance bond)

e.    Bentuk kontrak perjanjian pemborong

f.     Pembuatan surat penawaran.

Beikut ini adalah tahapan umum dalam mengikuti tender yang mungkin perlu Anda ketahui adalah :

• Tahap Pertama, undangan untuk mengikuti tender. Umumnya, perusahaan atau vendor yang mendapat undangan tersebut adalah mereka yang sudah biasa mengikuti tender. Dalam beberapa kasus, bisa saja perusahaan mengundang pula perusahaan lain yang belum pernah mengikuti tender sebelumnya.
• Tahap kedua, penjelasan tender. Pada tahap ini, seluruh peserta yang diundang diberi penjelasan secara terbuka tentang proyek yang ditenderkan, cara penilaian, serta persyaratan legal dan teknisnya. Untuk bisa masuk ke tahap berikutnya, perusahaan yang baru diundang harus bisa memenuhi syarat legalnya, antara lain kopi akte notaris, NPWP, laporan pajak, laporan keuangan 3 tahun terakhir, dan sebagainya.
• Tahap ketiga adalah pengajuan proposal teknis. Untuk proyek yang dianggap kecil nilainya, perusahaan biasanya tidak menyaratkan biaya tender. Tetapi untuk proyek yang dianggap besar biasanya ada biaya tender yang bisa dicairkan jika proses tender selesai.
• Keempat, undangan presentasi proposal. Perusahaan akan memilih dari sekian banyak yang memasukkan, mana yang akan dipanggil untuk presentasi berdasarkan penilaian proposal teknis.
• Tahap kelima, presentasi proposal. Masing-masing perusahaan atau vendor diberi kesempatan untuk melakukan presentasi di hadapan tim penilai. Pada tahap ini biasanya peserta tender sudah diwajibkan memberikan bank garansi (yang bisa diterbitkan oleh bank atau asuransi). Bank garansi ini boleh juga disebut sebagai perjanjian. Isinya adalah garansi kalau proyek tidak bisa diselesaikan maka uang yang ditaruh di bank garansi akan menjadi hak milik pemberi tender dan tidak bisa dicairkan oleh vendor.
• Tahap keenam adalah pengumuman hasil presentasi. Pada tahap ini diumumkan hasil presentasi masing-masing perusahaan. Yang lolos tahap ini akan diundang dalam tahap berikutnya, yakni auction dengan memasukkan harga.
• Tahap terakhir, auction. Inilah kesempatan perusahaan pemberi tender untuk mencari pemenang dengan solusi paling bagus dengan harga paling bagus. Pemenang auction inilah yang secara resmi ditunjuk sebagai pemenang tender. Pada tahap ini baru muncul agreement untuk pelaksaan proyek, yang terdiri dari beberapa hal. Biasanya soal garansi, pernyataan bahwa harganya normal, dan persyaratan sejenisnya.

Setelah pra lelang, suatu proyek konstruksi yang akan dibangun akan dibuka proses lelang dimana pengumumannya akan diumumkan melalui internet, koran, maupun rekan-rekan owner. Proses lelang pada suatu proyek konstruksi terdiri dari:

1. Pengambilan Dokumen Lelang
Pengambilan dokumen lelang harus diteliti kebenarannya dan kelengkapannya dengan memerinci dalam tanda terima dokumen lelang, ini penting agar dapat dijadikan sebagai dokumen kontrol pada proses internal perusahaan.

2. Pembentukan Team Pelaksana Lelang (TPL)
Pembentukan Tim Lelang sesuai dengan kebutuhan  SDM yang memiliki kompetensi sesuai dengan ketrampilan untuk melakukan kegiatan estimasi biaya sesuai dengan persyaratan yang berlaku.

3. Membaca & Mempelajari Dokumen Lelang
Pada bagian di proses ini merupakan kegiatan penting dalam upaya memahami dokumen proyek sehingga dapat dibuat catatan-catatan penting yang perlu dikonfirmasikan pada saat mengikuti penjelasan / aanwijzing kantor maupu lapangan berkaitan dengan dokumen-dokumen sbb :
1. Bill of Quantity (BoQ)
2. Technical Specification (Spek Teknis)
3. Drawings (Gambar)
4. Agreement, General & Special Condition  of Contract (Surat Perjanjian, Spek Umum & Khusus)
5. Attachments (Lampiran)
6. Addendum
7. Peraturan terkait

4. Aanwijzing Kantor dan Lapangan
Mengikuti kegiatan aanwijzing merupakan kegiatan penting dalam rangka mendapatkan kejelasan terhadap hal-hal sbb :
1. Kelengkapan Dokumen yang perlu dipenuhi
2.    Konfirmasi hal-hal yang belum jelas agar persamaan persepsi sama dengan panitia / owner.
3. Usulan adanya perubahan terhadap spek, waktu pelaksanaan pekerjaan dll sehingga proyek ini dapat dilaksankan dengan baik.
4. Memahami secara akurat kondisi lapangan dimana proyek tersebut dibangun, berkaitan dengan hal-hal sbb:
a. Kondisi lingkungan proyek (sosial dan budaya, medan kerja, dll)
b. Akses jalan masuk proyek
c. Kelayakan Jalan logistik dan upaya untuk memperbaiki
d. Keamanan
e. Kondisi tanah
f. Dll

5. Pelajari lebih mendalam Dokumen lelang
Kegiatan dalam proses ini adalah memahami lebih rinci berkaitan dengan hal-hal sebagai berikut :
1. Kesesuaian BQ dengan gambar, spek dan dokumen lainnya
2. Identifikasi lingkup pekerjaan (batasan-batasan dalam paket proyek)
Kegiatan ini dilakukan dengan melalui Work Breakdown Structur (WBS) sehingga secara akurat dapat diketahui batasan lingkup pekerjaan yang ada dalam setiap paket proyek, berkaitan dengan hal-hal sbb :
• Rincian BQ / WBS (paket pekerjaan)
• Penghitungan Volume Pekerjaan
• Gambar Detail / Sketsa
• Dokumen untuk proses pengadaan Sub Kontraktor & Supplier.
WBS adalah pedoman pengelompokan dari unsur-unsur proyek yang mengatur dan menetapkan  lingkup total dari proyek.
Pekerjaan yang diluar WBS adalah diluar lingkup proyek. Seperti halnya scope statement, WBS seringkali digunakan untuk mengembangkan atau mengjelaskan pengertian umum dari lingkup proyek.

6. Survey Lapangan detail
Kegiatan ini merupakan kegiatan survey ulang secara mendalam setelah mempelajari secara mendalam dokumen lelang seperli diuraikan pada point 5.
Hasil survey ini akan dijadikan dasar dalam merumuskan metode pelaksanaan pekerjaan, merencanakan site plan, mengetahui item-item pekerjaan penunjang yang diperlukan seperti perlunya jembatan sementara, bangunan bantu lainnya, perbaikan jalan akses dll.
Pada survei ini juga dapat dipakai untuk mengklarifikasi data-data teknis seperti penyelidikan tanag, komposisi material di quary, keberadaan sumber daya lainnya seperti alat, tenaga, bahan material alam, termasuk biaya untuk mendapatkan sumber daya tersebut (upah tenaga, harga satuan dll)

7. Perhitungan Volume
Kegiatan ini diperlukan untuk melakukan perhitungan dan pengecekan perhitungan volume pekerjaan terhadap volume scope yang ada dalam BQ, dan diperlukan perhitungan volume pekerjaan yang merupakan pekerjaan penunjang seperti jembatan darurat, jalan kerja dll.
Perhitungan volume ini harus dilakukan secara cermat dan akurat serta tertelusur sesuai WBS yang direncanakan sehingga tidak terjadi kesalahan berupa kurang perhitungan atau duplikasi perhitungan.
Apabila ada perubahan gambar / spek maka dengan mudah dapat ditelusuri perhitungan mana yang diperlukan koreksi / penyesuaian / perhitungan ulang atas perubahan tersebut.
Bila volume pekerjaan ini dihitung oleh banyak personil harus dapat diidentifikasi siapa melakukan perhitungan pekerjaan apa, sesuai gambar / spek yang mana sehingga saat dikonsolidasi dapat dikompilasi dengan akurat.

Berikut adalah syarat yang harus dipenuhi untuk mendapatkan sertifikat laik fungsi menurut Davy Sukamta, Ketua Himpunan Ahli Konstruksi Indonesia (HAKI):

1. Sebelum dibangun, gedung harus memiliki Izin Mendirikan Bangunan)
   Bangunan akan dikatakan ilegal jika sudah selesai dibangun tetapi tidak memiliki IMB. Karena itulah, pastikan pengembang apartemen sudah mengantongi IMB.
2. Dokumen Rencana Desain Pembangunan Gedung
   Setelah IMB didapatkan, pengembang harus mengajukan dokumen yang berupa rencana atau desain pembangunan gedung. Ketika dibangun, pemerintah daerah akan mengecek apakah gedung sudah sesuai dengan rencana, misalnya luas ruangan dan tata letak ruangannya.

Setelah semuanya sesuai, SLF yang akan diajukan, tetapi jika tidak sesuai, SLF tidak akan diterbitkan sebelum ada perbaikan. Jika tidak ada SLF, sebuah gedung tidak boleh dioperasikan. Tapi, DAvy mengatakan bahwa pengawasan dari pemerintah seringkali rendah terhadap penerbitan SLF suatu gedung, sehingga banyak gedung yang tidak memiliki SLF tapi tidak bisa beroperasi.

Selain masalah perijinan, ada beberapa hal yang harus dilakukan pemilik gedung sebelum membangun suatu gedung, yaitu:

- Masa persiapan Masa persiapan terdiri dari hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan pembangunan, mulai dari penyiapan lokasi tanah yang akan dibangun, pembentukan tim manajemen pembangunan, pemikiran prospek kemanfaatan gedung, dan lain-lain.

- Masa perencanaan gedung Ini adalah saat-saat pembuatan desain gedung, perhitungan rencana anggaran biaya pembangunan (RAB), pembuatan rencana kerja dan syarat-syarat (RKS), pengurusan IMB, pembentukan kegiatan tender/lelang untuk menentukan kontraktor yang dipercaya untuk melaksanakan pembangunan, dll.

- Masa pembangunan gedung Kontraktor yang menang tender lalu melakukan pembangunan gedung di bawah pantauan pemilik gedung secara langsung, atau diwakilkan oleh manajemen konstruksi, atau kepada konsultan pengawas. Kontraktor general bisa juga dibantu oleh subkontraktor spesialis atau mandor untuk melaksanakan pekerjaan.

- Masa perawatan gedung Setelah selesai pembangunan, maka akan dilakukan serah terima gedung kepada pemilik proyek, tapi masih dilanjutkan dengan kegiatan pemeliharaan dalam jangka waktu yang telah disepakati dalam kontrak kerja konstruksi.

- Manajemen pengelolaan gedungTim bekerja untuk memastikan gedung berfungsi sebagaimana mestinya, mulai dari sistem parkir gedung, pembagian tugas pengelolaan seperti lift, listrik, kebersihan, keamanan, ketertiban, pengairan, pertamanan, dll.

- Pembongkaran gedung Pembongaran gedung dilakukan jika akan diganti dengan yang baru, atau sudah tidak layak digunakan (sudah tua, atau di luar batas waktu perencanaan dan ada resiko roboh), oleh karena itu bisa dilakukan pekerjaan bongkar gedung untuk dibangun baru kembali. Proses pembongkaran suatu gedung, perlu dilakukan secara bertahap, mulai dari lantai paling atas. Selain itu, harus ada pelindung debu di sekeliling gedung agar tidak keluar dari area proyek dan tidak mengganggu publik.

          Struktur Organisasi

Strukur organisasi adalah bagian dari manajemen atau pengolaan proyekdengan cara tertentu untuk mendapatkan tujuan tertentu. Secara garis besar pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proyek yaitu sebagai barikut 

  Unit Organisasi Pemilik Proyek / Employer

1.  Pemlik Proyek

             Pemilik proyek adalah pihak yang menginginkan suatu fasilitas proyek, sekaligus yang menangung pembiayaan proyek yang akan didirikan.

   Pemimpin Proyek adalah orang yang diangkat untuk memimpin pelaksanaan kegiatan proyek, mempunyai hak, wewenang, fungsi serta bertanggung jawab penuh terhadap proyek yang dipimpinnya dalam mencapai target yang telah ditetapkan.

                 Tugas Pimpinan Proyek (pimpro)   :

a.  Mengambil keputusan terakhir yang berhubungan dengan  pembangunan proyek.

b.  Menandatangani Surat Perintah Keja (SPK) dan surat perjanjian (kontrak) antara pimpro dengan kontraktor.

c.   Mengesahkan semua dokumen pembayaran kepada kontraktor.

d.   Menyetujui atau menolak pekerjaan tambah kurang.

e.   Menyetujui atau menolak penyerahan pekerjaan.

f.    Memberikan semua instruksi kepada konsultan pengawas.

2.   Bendahara.

       Bendahara adalah orang yang bertanggung jawab kepada Pemimpin Proyek atas pengaturan penbiayaan sesuai dengan peraturan yang berlaku pada pelaksanaan keuangan Daerah Provinsi Sumatera Selatan.

Tugas dan kewajiban Bendahara yaitu :

a.   Mematuhi peraturan-peraturan serta ketentuan-ketentuan yang berlaku bagi   pelaksanaan keuangan Daerah dan Negara.

b.    Membuat buku kas umum beserta buku penunjangnya.

c.    Mengadakan data yang bersifat kearsipan yang menyangkut dengan    pembukuan.

d.    Bertangung jawab atas uang kas proyek yang diamanatkan oleh Pemimpin Proyek.

e.  Menyelenggarakan pengurusan keuangan baik bersifat penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran serta bertanggung jawab sepenuhnya atas pengolahan keuangan proyek.

f.     Membuat Surat Pertanggungjawaban Pelaksanaan Anggaran      Pembangunan (SPJP).

3.  Kepala Urusan Tata Usaha.

           Tugas kepala urusan tata usaha yaitu:

a.     Menginventaris semua barang-barang milik proyek.

b.     Membuat pembukuan arsip-arsip selama pelaksanaan proyek.

c.     Memelihara peralatan administrasi dan bangunan kantor.

d.   Mempersiapkan semua kebutuhan perlengkapan administrasi dan alat-alat kantor untuk menunjang kelancaran proyek tersebut.

4.  Kepala Urusan Teknik

           Tugas kepala urusan teknik yaitu   :

a.   Membantu pelaksana kegiatan dalam mengendalikan  proyek sejak awal kegiatan sampai pelaksanaan kegiatan.

b.    Membantu mengevaluasi pekerjaan-pekerjaan yang dilaksanakan sehingga sesuai dengan yang direncanakan.

c.     Memberikan saran-saran teknis kepada pelaksanaan kegiatan.

d.  Mengambil keputusan yang berhubungan dengan proyek atas persetujuan pelaksana kegiatan.

e.  Mengumpulkan, meneliti dan mengelola data yang berhubungan dengan pelaksanaan  proyek.

5.  Pengawas Lapangan.

              Pengawas lapangan adalah orang yang melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan apakah sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati agar dapat memberikan laporan kepada Pimpinan Proyek mengenai kualitas material dan peralatan yang digunakan sesuai dengan rencana atau belum.

         Tugas dan tanggung jawab pengawas lapangan yaitu        :

a.    Melaksanakan pengawasan pekerjaan di lapangan, sehingga tetap terlaksana dengan baik sesuai dengan rencana kerja.

b.   Menampung segala persoalan di lapangan dan menyampaikannya kepada pemimpin proyek.

c.    Membantu survey dan mengumpulkan data di lapangan.

d.   Menjaga hubungan baik dengan instasi serta masyarakat setempat yang berhubungan dengan pekerjaan.

e.     Meneliti laporan bulanan yang diserahkan oleh kontaktor.

6.  Pelaksana Kegiatan.

           Tugas pelaksana kegiatan yaitu      :

a.     Mengendalikan proyek sejak awal kegiatan sampai selesai pelaksanaan.

b.     Memberikan semua instruksi kepada konsultan pengawas.

c.     Menyetujui atau menolak pekerjaan tambah kurang

d.     Menyetujui atau menolak penyerahan pekerjaan

7.  Pemegang Kas.

     Tugas pemegang kas yaitu  :

a.   Meyelenggarakan data-data kearsipan yang berhubungan dengan bukti-bukti pembukuan keuangan selama pelaksanaan proyek.

b.    Bertanggung jawab atas pengelolaan admisinistrasi keuangan proyek.

c.  Melaksanakan pembayaran atas persetujuan pelaksana kegiatan serta menyiapkan surat permintaan pembayaran (SPP).

d.    Menyelenggarakan buku kas umum dengan buku-buku pembantunya.

8.  Pelaksana Administrasi Keuangan.

     Tugas pelaksana adminstrasi keuangan yaitu         :

a.    Mempersiapkan daftar biaya berkaitan dengan rancangan dalam bentuk batas biaya dan target biaya untuk setiap bagian pekerjaan.

b.    Menyelenggarakan sistem administrasi umum dan teknis dalam rangka memperlancar pengelolaan proyek.

c.    Membuat pembukuan arsip-arsip yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek.

d.    Melaksanakan pengendalian biaya selama pelaksanaan proyek.

DOKUMEN PELELANGAN, DOKUMEN TENDER, DOKUMEN KONTRAK & DOKUMEN PROYEK.

DOKUMEN PELELANGAN

Umumnya dokumen pelelangan dibagikan sebe-lum diadakan pelelangan pekerjaan. 

Dokumen pelelangan  meliputi :  gambar  bestek, uraian rencana  kerja dan  syarat  syarat  (RKS)                                                          serta lampiran-lampiran (appendices).

Dokumen tender adalah semua dokumen yg di-sebutkan diatas ditambah dengan addendum.

Addendum adalah hasil penjelasan pada waktu penjelasan pekerjaan (aanwijzing) yang diha-diri dari pihak owner, rekanan, panitia lelang, konsultan perencana dan konsultan manaje-men konstruksi, kemudian dokumen tsb dibu-kukan yang nantinya merupakan bagian dari dokumen kontrak yang mengikat.

Cara menang tender pengadaan barang dan jasa

1. Kita siapkan terlebih dahulu perusahaan yang hendak digunakan untuk mengikuti tender, entah itu berbentuk PT atau CV karena peraturan pemerintah mensyaratkan peserta tender harus berbentuk badan hukum bukan perorangan.
2. Kita urus juga berbagai macam dokumen syarat tender seperti Nomor pokok wajib pajak ( NPWP ), Surat izin usaha perdagangan (SIUP), Surat keterangan domisili perusahaan (SKDP) dan untuk tender proyek bangunan biasanya ada persayaratan tambahan seperti Izin usaha jasa kobstruksi (IUJK) dan dokumen lainya dapat dibaca dan dipelajari pada masing-masing pengumuman lelang.
3. Mencari tahu sebanyak mungkin berita tender, bisa didapat dari koran, website atau LPSE sebagai lembaga pengadaan lelang secara elektronik masing-masing wilayah kabupaten atau kota di Indonesia, informasi tender juga bisa didapat dari panitia lelang pada instansi yang mengadakan lelang.
4. Baca dan periksa dengan teliti apa saja persyaratan yang harus disediakan seperti berkas-berkas atau surat-surat yang harus ada dalam pengajuan tender.
5. Lengkapi persyaraan yang disyaratkan pada proses tender, misalkan untuk spesifikasi teknis sesuai dengan persyaratan serta metode pelaksanaan dibuat serinci dan bisa dianggap menguasai pekerjaan yang akan lelangkan.
6. Perhitungkan harga penawaran tidak melampaui HPS dan tetap masuk pada RAP yang direncakan.
7. Pastikan perijinan perusahaan masih tetap berlaku dan jaminan penawaran sesuai dengan persyaratan. penulisan yang salah pada dokumen penawaran ataupun pada jaminan penawaran dapat menggugurkan penawaran.
8. Ikuti dengan disiplin jadwal tender yang disediakan, melakukan lebih awal atau terlambat bisa menjadi penyebab kegagalan menjadi pemenang tender.
9. Bermainlah dengan jujur tanpa melakukan kecurangan seperti bekerja sama dengan panitia tender agar terpilih menjadi pemenang, proyek banyak jika didapat dengan cara haram maka tidak akan mengantarkan kita ke gerbang kebahagiaan dan ketenangan hidup, sebaliknya biarpun dapat proyek sedikit jika itu dengan jalan halal maka lebih berkah dan bermanfaat untuk menjalani kehidupan.
10. Hindari perbuatan yang melanggar hukum seperti mengancam peserta lelang lain, atau mengancam panitia tender agar dipilih menjadi pemenang. sebagai peserta tender kita dalam posisi sebagai peminta, oleh karena itu sudah sepatutnya kita bertingkah laku terbaik agar jikalau terpilih menjadi pemenang tetap didapat dengan cara yang baik.
11. Ajukan harga penawaran dibawah dan mendekati harga tender, mengajukan harga lebih tingi maka kita akan kalah dengan peserta yang mau menawarkan harga lebih murah. namun menawarkan harga terlalu murah juga tidak baik karena kita bisa dianggap akan melakukan pengurangi spesifikasi dan kualitas barang untuk mendapatkan harga termurah.
12. Jaga hubungan baik dengan suplier dan pedagang barang atau jasa, dengan begini maka kita tetap dapat memberikan pekerjaan sesuai dengan persyaratan tender.
13. Jika kita terpilih menjadi pemenang tender maka mengerjakan sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati, tidak meninggalkan proses pekerjaan pada masa pemeliharaan. Dengan begitu tentu kita sudah mendapat nama baik dan punya potensi besar untuk menang tender proyek berikutnya.

Cara-cara lain dapat dilakukan selama itu jalan halal, dan bagi yang sudah memiliki pengalaman dalam mengikuti lelang pengadaan barang dan jasa, dimohon untuk bersedia berbagi tips di kolom komentar, agar tercipta ekosistem yang bagus di dalam pengadaan barang dan jasa (PBJ). Karena dengan banyaknya peserta lelang/penyedia, semakin memungkinkan berlomba-lomba dalam menyediakan barang/jasa pemerintah yang berkualitas dengan harga terbaik.

PENGERTIAN STUDI KELAYAKAN PROYEK

Yang dimaksud dengan studi kelayakan proyek adalah penelitian tentang dapat tidaknya suatu proyek (biasanya merupakan proyek investasi) dilaksanakan dengan berhasil. Pengertian keberhasilan ini mungkin bisa ditafsirkan agak berbeda-beda. Ada yang menafsirkan dalam artian yang lebih terbatas, ada juga yang mengartikan dalam artian yang lebih luas. Artian yang lebih terbatas, terutama dipergunakan oleh pihak swasta yang lebih berminat tentang manfaat ekonomis suatu investasi. Sedangkan dari pihak pemerintah, atau lembaga nonprofit, pengertian menguntungkan bisa dalam arti yang lebih relatif. Mungkin dipertimbangkan berbagai faktor seperti manfaat bagi masyarakat luas yang bisa berwujud penyerapan tenaga kerja, pemanfaatan sumber daya yang melimpah di tempat tersebut, dan sebagainya. Bisa juga dikaitkan dengan misalnya, penghematan devisa ataupun penambahan devisa yang diperlukan oleh pemerintah.

TUJUAN DILAKUKAN STUDI KELAYAKAN

Di atas telah disebutkan bahwa proyek investasi umumnya memerlukan dana yang cukup besar dan mempengaruhi perusahaan dalam jangka panjang.

      - Karenanya, perlu dilakukan studi yang berhati-hati agar jangan sampai proyek tersebut, setelah terlanjur menginvestasikan dana yang sangat besar, ternyata proyek tersebut tidak menguntungkan.

      - Kalau proyek tersebut berasal dari pihak swasta, maka seringkali terpaksa proyek ini dihentikan atau dijual.

      - Tetapi kalau sponsornya pihak pemerintah, maka sering terjadi pemerintah mengusahakan        agar proyek tersebut tetap bisa berjalan, meskipun dengan berbagai bantuan, proteksi,          subsidi, dan sebagainya, yang sebenarnya tidak sehat dipandang dari ekonomi makro.

    - Banyak sebab yang mengakibatkan suatu proyek ternyata kemudian menjadi tidak       menguntungkan (gagal).

- Sebab itu bisa berwujud karena kesalahan perencanaan, kesalahan dalam menaksir pasar yang tersedia, kesalahan dalam memperkirakan teknologi yang tepat dipakai, kesalahan dalam memperkirakan kontinuitas bahan baku, kesalahan dalam memperkirakan kebutuhan tenaga kerja dengan tersedianya tenaga kerja yang ada.

- Sebab lain bisa berasal dari pelaksanaan proyek yang tidak terkendalikan, akibatnya biaya pembangunan proyek menjadi "membengkak", penyelesaian pro­yek menjadi tertunda-tunda dan sebagainya.

- Di samping itu bisa juga disebabkan karena faktor lingkungan yang berubah, baik lingkungan ekonomi sosial, bahkan politik.

- Bisa juga karena sebab-sebab yang benar-benar di luar dugaan, seperti bencana alam pada lokasi proyek.

LEMBAGA-LEMBAGA YANG MEMERLUKAN STUDI KELAYAKAN
Kalau kita amati pembuatan studi kelayakan ternyata sering memenuhi permintaan pihak-pihak yang berbeda. Masing-masing pihak mempunyai kepentingan serta sudut pandang yang berbeda. Lembaga-lembaga yang memerlukan studi kelayakan adalah:

1. Investor

Pihak yang akan menanamkan dana mereka dalam suatu proyek (sebagai pemilik perusahaan nantinya, atau pemegang saham) akan lebih memperhatikan prospek usaha tersebut. Pengertian prospek di sini ada¬lah tingkat keuntungan yang diharapkan akan diperoleh dari investasi tersebut beserta risiko investasi itu. Ada hubungan yang positif antara tingkat keuntungan ini dengan risiko investasi. Semakin tinggi risiko investasi semakin tinggi juga tingkat keuntungan yang diminta oleh para investor tersebut.

2. Kreditur/Bank

Para kreditur/bank akan lebih memperhatikan segi keamanan dana yang dipinjamkan mereka. Dengan demikian, mereka mengharapkan agar bunga plus angsuran pokok pinjaman bisa dilakukan tepat pada waktunya. Karena itu, mereka sangat memperhatikan pola aliran kas selama jangka waktu pinjaman tersebut. Tentu saja ini tidak berarti me¬reka tidak memperhatikan prospek usaha tersebut. Tetapi perhatian utama mereka adalah pada periode pengembalian pinjaman tersebut. Selama dalam periode tersebut perusahaan memang benar-benar bisa mengembalikan pinjamannya, setelah periode tersebut perkembangan perusahaan/proyek tersebut tidak begitu lagi menjadi perhatian pihak pemberi pinjaman.

3. Pemerintah

Pemerintah terutama lebih berkepentingan dengan manfaat proyek tersebut bagi perekonomian nasional. Apakah proyek tersebut akan membantu menghemat devisa, menambah devisa, atau memperluas kesempatan kerja. Manfaat ini terutama dikaitkan dengan penanggulangan masalah-masalah yang sedang dihadapi oleh negara tersebut. Sebagai misal, apabila saat ini pemerintah sedang menggalakkan ekspor nonmigas, maka proyek-proyek yang akan mengekspor hasil produksinya, dan tidak banyak memakai komponen impor akan lebih disukai oleh pemerintah. Konsekuensinya adalah bahwa perusahaan mungkin lebih mudah mendapat berbagai fasilitas apabila sektor yang digarap memang sedang diprioritaskan oleh pemerintah.

Banyak laporan studi kelayakan yang dibuat berdasarkan permintaan dari pihak kreditur. Nampaknya belum terlalu dirasakan kepentingan membuat studi kelayakan apabila dananya bisa diperoleh dari perusahaan sendiri.

ADMINISTRASI PRA PELAKSANAAN PROYEK

1. Organisasi

a. Struktur Organisasi Pengelola Proyek / Pihak yang terlibat
• Struktur Organisasi Owner
• Struktur Organisasi Panitia Lelang / ULP
• Struktur Organisasi Perencana
• Struktur Organisasi Pengawas
• Struktur Organisasi Pelaksana / Kontraktor
b. Job Description Pengelola Proyek / Pihak yang terlibat
• Job description Owner
• Job description Perencana
• Job description Pengawas
• Job description Pelaksana / Kontraktor
c. Hubungan Kerja Pengelola Proyek / Pihak yang terlibat

2. Design

a. Study Kelayakan
• Analisa / Kajian Ekonomi
• Analisa / Kajian Sosial
• Analisa / Kajian Budaya
• Analisa / Kajian Teknologi
b. Perencanaan
• Draft Report
• Interim Report
• Final Report
c. Detail Engineering Design
• Pra Rencana
• Rencana
• RKS
d. Dokumen Perencanaan

3. Tender

a. Dokumen Tender
• Rencana
• RKS
• Persyaratan Tender
b. Jenis Tender
• Pelelangan Umum
• Pelelangan Terbatas
• Pemilihan
• Penunjukan
c. Pelaksanaan Tender
• Pra Kualifikasi
• Pasca Kualifikasi
• Tahapan Tender

4. Kontrak

a. Prinsip dasar Berkontrak
b. Aspek dalam Kontrak Konstruksi
c. Bentuk dan Jenis Kontrak
• Kontrak Harga Tetap
• Kontrak Harga Berubah
d. Administrasi Kontrak
e. Isi Kontrak
• Umum
• Administrasi • Teknis
f. Permasalahan Kontrak KonstruksI

ADMINISTRASI PELAKSANAAN PROYEK

1. Kantor

a. Administrasi Teknik
• Rencana pelaksanaaan  time schedule
• Rencana keuangan  termijn
• Laporan bulanan pelaksanaan
b. Administrasi Keuangan
• Rencana Keuangan  cash flow
• Buku kas
• Buku jurnal • Laporan bulanan keuangan
c. Administrasi Logistik
• Rencana Bahan Konstruksi • Rencana Peralatan Konstruksi • Rencana Tenaga Kerja Konstruksi

2. Lapangan

a. Administrasi Teknik
• Realisasi waktu pelaksanaan  Time Sch
• Gambar kerja
• Request kegiatan
• Laporan harian
• Laporan mingguan
• Laporan bulanan
b. Administrasi Keuangan
• Buku/laporan Biaya upah kerja
• Buku/laporan Biaya peralatan konstruksi • Buku/laporan Biaya material konstruksi • Buku jurnal lapangan
• Buku kas lapangan
c. Administrasi Logistik
• Buku laporan material konstruksi
• Buku laporan tenaga kerja konstruksi

ADMINISTRASI PASCA PELAKSANAAN PROYEK

1. Kantor

a. Teknik

• Laporan akhir pelaksanaan proyek

• Dokumen operasional proyek

b. Keuangan

• Laporan akhir keuangan proyek

c. Logistik

• Laporan akhir material konstruksi • Laporan akhir peralatan konstruksi • Laporan akhir tenaga kerja konstruksi

2. Lapangan

a. Teknik

• Gambar kerja

b. Keuangan

• Laporan akhir operasional di lapangan

• Laporan akhir material di lapangan

• Laporan akhir peralatan di lapangan

• Laporan akhir tenaga kerja di lapangan

c. Logistik

• Laporan akhir material konstruksi • Laporan akhir peralatan konstruksi • Laporan akhir tenaga kerja konstruksi